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論信息系統項目的范圍管理
【摘要】
本文以我作為承建方項目經理實施的某市醫療保險市級統籌項目為實例(下文簡稱市級統籌),探討了在項目范圍管理中遇到的問題及解決方法。以范圍計劃編制、范圍定義、創建WBS、范圍確認、范圍控制為工作流程來指導項目的范圍管理,制定有效范圍控制措施,促進項目的健康發展.本文主要論述了范圍計劃的內容及作用、詳細范圍說明書的內容及作用、創建WBS的原則、如何進行范圍確認和范圍控制以及資源沖突解決方法.實施過程中有針對性地采用了會議評審、變更控制系統、提高項目優先級,保證項目所需資源.系統至今運行穩定,落實了“一卡在手,全市享受醫療待遇”的文件精神,在全省樹立了標桿形象。
【正文】
某市各區縣現運行獨立的城鎮職工基本醫療保險、城鎮居民醫療保險,系統采用C/S構架,已運行近8年,均為我公司開發.各區縣間業務相互獨立,醫療保險基金也獨立管理,城鎮職工或城鎮居民只能到其所屬的區縣按照所屬區縣標準享受待遇。為貫徹落實深化醫藥衛生體制改革精神,進一步完善基本醫療保險體系,提高醫療保險統籌層次和增強基金保障能力,市委根據省相關文件精神制定了市級統籌實施辦法,增強基本醫療保險基金的調節能力和抗風險能力,堅持市級統籌、分級管理、定額調劑;堅持統一參保政策、統一繳費標準、統一待遇水平、統一管理方式。客戶要求業務上將城鎮職工基本醫療保險、城鎮居民醫療保險系統集于一套系統,達到參保人員持醫保卡能在全市所有符合條件的醫院和藥店享受醫療待遇.考慮到各區縣地理位置分布不集中等原因,部門決定此項目采用J2EE+SPRING2.0+EXT2.0框架進行開發.本部門主要有醫療保險和農村合作醫療二大塊業務,二大塊業務相互獨立,從事醫療保險業務開發和維護的人員不懂J2EE技術,而從事農村合作醫療開發和維護的人員不懂醫療保險業務,形成了“懂業務的不懂技術,懂技術的不懂業務”的局面.項目總投資590萬元,完成客戶要求的2010年9月1日試運行的任務困難非常之大。
項目范圍的管理也就是對項目應該包括什么和不應該包括什么進行相應的定義和控制,項目范圍管理對信息系統項目的成功具有至關重要的意義,在項目范圍管理方面出現的問題是導致項目失敗的一個重要原因.項目范圍管理包括范圍計劃編制、范圍定義、創建WBS、范圍確認、范圍控制等活動.
本文將討論進度管理相關的問題.其一、范圍計劃的內容及作用;其二、詳細范圍說明書的內容及作用;其三、創建WBS的原則;其四、如何進行范圍確認和范圍控制;其五、資源沖突解決方法;針對這些問題,本人作為項目經理,采用了會議評審;變更控制系統;提高項目優先級保證項目所需資源等方法予以解決.下面將分別從五個方面進行論述.
一、范圍計劃編制
項目范圍的管理也就是對項目應該包括什么和不應該包括什么進行相應的定義和控制.每個項目都必須慎重地權衡范圍管理所使用的工具、方法、過程和程序以及一些其他因素,以確保在管理項目的范圍時所做的努力與項目的規模、復雜性和重要性相符,制定范圍管理計劃顯得由為重要.在計劃中明確定義項目范圍、制定詳細范圍說明書、定義和編制工作分解結構以及驗證和控制范圍的步驟和方法.本項目范圍計劃中規定定義和編制工作分解結構的步驟為:識別項目交付物和相關項目工作;對WBS的結構進行組織;對WBS進行分解;對WBS中各級工作單元分配標識符或編號;對當前的分解級別進行檢驗,以確保它們是必需的而且是足夠詳細的.
二、范圍定義
范圍定義過程是詳細描述項目和產品的過程,并把結果寫進詳細的項目范圍說明書中.詳細范圍說明書主要包括如下內容:
⑴項目的目標.包括成果性目標:市級統籌后全市城鎮職工或居民參保人員可持卡在市范圍內任一家醫院或藥店享受相應險種的待遇.約束性目標:2010年9月1日試運行
⑵產品范圍描述.
⑶項目的可交付物.包括職工險中心業務設計文檔、居民險中心業務設計、生育險中心業務設計文檔、支付算法存儲過程等.
⑷項目邊界.市級統籌項目包括城鎮職工基本醫療保險和生育保險中心及定點現有業務、城鎮居民醫療保險中心和定點現有業務.
⑸產品驗收標準.提交可交付物后先根據政策文件與客戶一起進行評審,然后找1家醫院和一家藥店進行試點,試運行正常且穩定1個月后進行驗收.
⑹項目的約束條件.人員緊缺,且“懂業務的不懂技術,懂技術的不懂業務”;開發時間緊.
⑺項目的假定.
三、創建WBS
市級統籌項目包括城鎮職工險、居民險、生育險中心和定點業務,涉及的環節多而復雜,需要做的工作很多,為了詳細描述項目所要完成的工作,避免應該做的工作被遺漏掉,方便項目團隊成員間溝通,我邀請了組長、業務專家及其他項目經理參加以“項目工作分解”為主題的會議,會議上對項目可交付物和項目工作按照滾動波式計劃逐步分層分解為更小的、更易于管理的項目單元.
分解工作按照以下原則進行:
⑴在各層次上保持項目的完整性,避免遺漏必要的組成部分;
⑵相同層次的工作單元應有相同性
⑶一個工作單元只能從屬于某一個上層單元
⑷工作單元應能分開不同的責任者和不同工作內容
⑸便于項目管理進行計劃和控制的管理需要
⑹最低層工作應該具有可比性,是可管理的,可定量檢查的
⑺最低層次的工作單元是工作包
⑻應該包括項目管理工作四、范圍確認和范圍控制在項目實施過程中,根據WBS上的可交付物進行監控,對已經完成或即將完成的可交付物及時進行會議評審,涉及核心業務的,提供相關文檔由客戶一起進行確認.比如,在定點支付算法開發完成后,我組織組長、業務專家依據政策文件逐一進行會議評審,評審后要求測試人員寫測試文件,并將系統計算出的結果截圖附在測試文件中,發送給客戶相關人員進行確認.
項目開發過程中,項目范圍往往發生會不斷變化,為了防止“范圍蔓延”,我組織成立了變更控制委員會(成員包括:各組組長[擔任變更委員會組長和副組長]、客戶負責人、項目經理、系統構架師),制定了變更控制流程:范圍變更說明文檔(來自內部討論結果或客戶要求)-組長或副組長填寫變更申請單-召開會議對變更所帶來的影響進行分析、變更方案進行論證及評審-發出變更通知并開始實施-變更實施的監控-變更效果的評估,項目實施過程按照此控制流程進行執行.例如,在離項目原定的試運行時間只有半個月,中心業務系統尚有許多業務模塊未開發完,需要對開發范圍進行變更已是不可避免.變更控制委員會召開了會議,會議上我們分析了尚未完成的業務模塊,發現這些業務大多都是不常規業務,只是在特殊情況下才會發生此類業務,我們可以采取分階段運行的方式,集中全力開發剩下業務中的常規業務,把其他的非常規業務往后推遲進度.于是,我與客戶相關負責人進行電話溝通,反應現實情況,經協商后客戶同意部分業務推遲半個月運行.在方案得到認可后,調整開發人員進行集中開發,開發組組長加強與開發人員的溝通,對開發過程進行密切跟蹤,最終常規業務模塊在試運行規定時間前完工,對于未開發完的非常規業務我們采取客戶現場開發的措施.
五、資源沖突的解決
市級統籌開發涉及職工險、生育險、居民險、大病保險,業務面廣而復雜,考慮到部門實際情況,以及客戶要求2010年9月1日試運行的硬性指標,我將系統分解成2個相關聯的子系統(定點支付系統、中心業務系統)分別同時進行開發,并將項目組分成3個小組,每小組配備6至7人分別進行開發.涉及的開發人員多,需要從其他項目組抽調開發人員過來.市級統籌項目實施過程中,負責中心業務系統開發的4個人時時不能從農村合作醫療業務中抽調過來,如果不能及時解決此問題將嚴重影響項目的進度.
市級統籌項目將城鎮職工和居民業務融為一體,是醫療保險業務發展的趨勢,是公司業務發展的提升,進一步拓展市場的機遇.如果此項目能夠成功實施將是公司業務發展的一個有力保證,可以將市級統籌業務推廣至其他省份.在與其他項目經理協商無果后,我及時與公司領導溝通協商,闡述此項目的重要性,在與公司領導和溝通后,最終決定先招聘4個外包人員進駐我公司,頂替不能從其他項目組抽調過來的人員進行開發.隨著外包人員的進入,有力地保證了所需的開發人員數量,項目進度得到了有力保障.
經過努力,該系統在原定的2010年9月1日試運行成功,運行狀況良好,受到一致好評,特別是定點支付算法的集中而且準確得到了客戶很高的評價,并在同年10月底通過了驗收。回顧項目的范圍管理工作過程中,雖然沒有大的事故發生,但仍然存在許多問題,主要有以下2點:
1、在需要客戶確認時,與客戶的溝通方式太單一,只是一味等待,導致某些工作落后于進度計劃,并影響到項目整體進度.
2、客戶新政策出臺后沒有跟客戶進行很好的協商,試運行成功后直接進行了新政策的調整,導致驗收時間推遲了1個多月.
通過本項目的經驗總結,為本人今后執行類似的項目范圍管理帶來了一些可供借鑒的經驗.以范圍計劃編制、范圍定義、創建WBS、范圍確認、范圍控制的項目范圍管理,有效的范圍控制措施,在項目實施過程中遇到的問題都及時得到了解決.項目的成功實施讓醫保基金得到了統一管理,真正落實了“一卡在手,全市享受醫療待遇”,得到了客戶很高的評價.然而,在進度控制方面還有待于改進,在以后的項目管理工作中,我要加強學習,更好地協調好項目工作中各個部分及各個方面的關系,更好地完成項目。
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