在職工基本養老保險費用由用人單位代扣代繳的制度框架下，針對職工離職或退休時未達法定繳費年限的情形，用人單位對已代繳養老保險費用的返還處理需遵循嚴格的財務規范與法律要求，具體操作原則如下：

一、稅務合規處理原則

根據《個人所得稅法》及其實施條例，用人單位向職工返還的養老保險費用應視為工資薪金所得的組成部分，需依法履行個人所得稅代扣代繳義務。具體而言，返還金額應并入職工當月綜合所得，按照適用稅率計算應納稅額，并在次月申報期內完成稅款繳納。此處理方式既符合稅收公平原則，也確保了職工個人所得稅申報的完整性。

二、會計核算規范要求

在會計處理層面，用人單位應通過"其他應付款"科目核算返還資金。具體流程為：實際支付時借記"其他應付款——養老保險返還"科目，貸記"銀行存款"科目；若返還涉及跨期支付，需按權責發生制原則計提負債。同時，企業應在財務報表附注中專項披露返還金額的構成、支付對象及稅務處理情況，確保會計信息透明可追溯。

三、報表披露與監管銜接

為滿足稅務稽查與外部審計需要，用人單位在編制現金流量表時，應將養老保險返還支出單獨列示于"支付給職工以及為職工支付的現金"項目；在利潤表附注中，需披露返還金額對當期損益的影響。此外，企業需建立專項臺賬，記錄每筆返還業務的職工信息、返還金額、支付時間等關鍵要素，以備監管部門核查。

四、資金支付安全管控

返還資金必須通過銀行轉賬方式直接支付至職工本人社保賬戶或指定銀行卡，嚴禁以現金或第三方代收形式支付。企業應完善內部審批流程，由人力資源部門、財務部門及法務部門聯合審核返還資格，確保操作符合《社會保險法》關于繳費年限認定及待遇領取的規定。返還支付完成后，需留存銀行回單、職工簽收記錄等原始憑證至少15年。

上述處理規范既體現了企業合規經營的責任擔當，也切實保障了職工的合法權益。用人單位應定期組織財務人員培訓，及時更新政策認知，確保養老保險返還業務處理始終符合最新法律法規要求。